Provozních aspekty života České filharmonie zůstávají skryty i před pravidelnými posluchači. K těm nejdramatičtějším patří administrativa a logistika, které předcházejí samotným koncertům. Co všechno je nezbytné pro úspěšný přesun symfonického orchestru z jednoho kontinentu na druhý?
Každé turné začíná důkladným plánováním. Jakmile se potvrdí itinerář, rozběhnou se logistické přípravy. Ale nepředbíhejme, protože jak říká generální manažer a umělecký ředitel České filharmonie Robert Hanč, příprava zahraničních zájezdů trvá několik let. Itinerář tedy představuje milník mezi plány a realizací, ke kterému se dospěje až po dlouhých jednáních.
Už oslovení některých slavných zahraničních sálů vyžaduje čtyřletý předstih, protože o koncerty v nich usilují i další světové orchestry. Filharmonie musí obstát ve špičkové konkurenci německých, rakouských, anglických nebo francouzských orchestrů, které soupeří o omezené termíny a finance na trhu.
Pro orchestr světové úrovně představují koncerty v newyorské Carnegie Hall, ve vídeňském Musikvereinu nebo Konzerthausu, v Pařížské či Labské filharmonii klíčové body umělecké strategie. Právě na těchto a několika dalších prestižních místech může Česká filharmonie dosáhnout největšího uměleckého dosahu, a tím nejlépe reprezentovat nejenom samu sebe, ale i domácí kulturu.
Pokud orchestr plánuje větší turné, musí jednat s několika sály a promotéry současně, takže získat termín je o to složitější. Zatímco koncertní sály, jak už bylo řečeno, plánují programy na roky dopředu, hudební festivaly se většinou soustředí na aktuální nebo nadcházející rok.
Česká filharmonie v každém teritoriu spolupracuje s vlastní zastupující agenturou, nejdůležitější termíny však vyjednává často napřímo. Vše závisí na konkrétních kontaktech a tradici spolupráce s danou koncertní síní nebo agenturou. K úspěšné dohodě přispívá co možná nejlepší dirigent a sólista, silný orchestr – a samozřejmě atraktivní program.
Do plánování a přípravy zájezdů vstupuje i vedoucí zájezdového oddělení Eliška Volfová a přibližně rok a půl před realizací turné převezmou štafetu její produkční. Ti se začínají zabývat smlouvami, plánováním, ubytováním a případně i vízy.
Rezervace jízdenek či letenek pro více než 120 lidí stejně jako organizace ubytování tedy může přijít na řadu až po několika letech od prvního kontaktu. Složitá je i přeprava cenných nástrojů. Každý z nich má specifické podmínky převozu a péče, vyžaduje speciální pojištění a mimo Evropskou unii také celní povinnosti.
Po poslední zkoušce před turné se filharmonici dozvědí, kdy odjíždějí přepravní bedny, do kterých musí své nástroje uložit. Jeden z klíčových kroků spočívá v jejich bezpečném zabalení. Hudební nástroje, zejména starší a cennější, reagují velmi citlivě na změny teploty a vlhkosti. Proto se používají speciální pouzdra a obaly, jež chrání nástroje před fyzickým poškozením.
Pak přicházejí na řadu kustodi, kteří obaly a bedny zkontrolují, zamknou a naloží na speciální nákladní auta s termoregulací, která předchází například riziku poškození laku na nástrojích. Pro dlouhé cesty, při nichž hrozí vysoké teploty nebo naopak mráz, je regulace teploty naprosto nezbytná.
Někdy se může stát, že na palubě letadla potkáte filharmonika s nástrojem. Jedná se však o výjimku vyhrazenou jen pro koncertní mistry, první hráče nebo ty s menšími nástroji. Kontrabasisté nebo harfistky takové štěstí nemají, jejich nadrozměrný náklad letí jako cargo, což představuje významnou položku v zájezdovém rozpočtu.
I v nákladním prostoru letadla se klade důraz na pečlivé sledování a zaznamenávání teploty. V případě jakéhokoliv problému se totiž musí prokázat jeho příčina, aby mohlo dojít na případné plnění pojištění nástrojů. O tuto agendu se stará oddělení majetku. Každý smyčec, triangl či palička, zkrátka veškeré vybavení používané filharmoniky musí být evidováno v systému. Hodnota nástrojů se opírá o posudky od odborníků, na jejichž základě se sjednává roční pojištění majetku, které zahrnuje i zájezdy. Dopravní společnost rovněž uzavírá připojištění pro přepravu.
Existuje dokonce systém vykazování nástrojů, který se liší v rámci Evropské unie a mimo ni. Na území EU se podrobnosti o obsahu transportních beden neřeší do takové míry; rozdělení do jednotlivých beden se provádí z praktického důvodu přehlednosti pro hráče, aby každý věděl, kde má své koncertní oblečení a svůj nástroj. Každý hudebník podle filharmonické tradice cestuje se svou vlastní bednou.
Při koncertování za hranicemi EU se tento proces komplikuje. Některé země mají pro dovoz a vývoz hudebních nástrojů přísná pravidla a vyžadují speciální povolení a celní dokumenty, ve kterých musí být podrobně popsána každá bedna a hodnota vyváženého zboží.
V takovém případě je nezbytné, aby každý hráč předem oznámil, s jakým konkrétním nástrojem, smyčcem nebo dusítkem vycestuje a kde přesně se nachází. Oddělení majetku a koncertní oddělení ve spolupráci s Hospodářskou komorou pak zajistí celní doklady pro dočasný vývoz zboží a zkontrolují, že se všechny údaje na papíře přesně shodují se skutečností.
„Poslední týdny před cestou často probíhají v intenzivním tempu, protože se někdy věci mění na poslední chvíli a improvizace se stává nezbytností,“ dodává Eliška Volfová. Pak už ale má Filharmonie všechny dokumenty připravené a může se vypravit na cestu.
Kam má letos Česká filharmonie namířeno? Z New Yorku až do Tokia, přes Paříž. Podívejte se, kde všude bude orchestr reprezentovat.
Před samotným turné panují v koncertním oddělení smíšené pocity. S úspěchem dokončené přípravné práce přinášejí spokojenost, to nejdůležitější ale teprve přichází. Po příletu nebo příjezdu do cílové destinace nastává čas na přepravu nástrojů do koncertních sálů. „Díky předem domluvenému harmonogramu přesně víme, kdy bude sál k dispozici a kdy můžeme vyložit kamion s nástroji i kde umístit bedny v šatnách. Záleží na programu a obsazení, ale někdy s Filharmonií cestuje více než 80 beden,“ líčí kustod Jan Pávek.
Blíží se finále. Následuje příprava na generální zkoušku a očekávaný koncert. Kustodi pečlivě zkontrolují bedny s nástroji, aby se ujistili o jejich perfektním stavu, a připraví pódium. Filharmonici vyjmou nástroje z pouzder, naladí je, rozehrají se a pak přichází ta nejvýznamnější část cesty, na kterou jsme všichni čekali. Hlavní roli přebírají šéfdirigent Semjon Byčkov a Česká filharmonie.
Koncertní a zájezdové oddělení v rudolfinských kancelářích však už tou dobou plánuje turné na další sezonu, nyní tu na přelomu let 2027 a 2028, podrobnosti zatím samozřejmě zůstávají utajeny. Do té doby však Českou filharmonii čeká vrchol Roku české hudby: třídenní rezidence v Carnegie Hall.
